Você pode avaliar o desempenho de sua equipe de vendas através do faturamento, a sua equipe operacional através da produção, mas como avaliar a sua equipe administrativa?
Quando falo em equipe administrativa, estou falando de todos os funcionários que não atuam diretamente com as vendas ou na confecção do seu produto. A equipe administrativa são todos os funcionários que trabalham com a burocracia, no sentido de suporte documental, financeiro ou jurídico, produzindo relatórios, pagando contas ou até mesmo, expressando opiniões.
É comum, por exemplo, ouvir de determinado funcionário que ele se encontra sobrecarregado, mas isto não necessariamente significa que a sobrecarga de trabalho seja um sinal de produtividade, afinal, o
funcionário pode ter acumulado muitas tarefas por conta de distrações, faltas e etc.
Cálculo de Custo de Mão de Obra
O primeiro passo é avaliar quanto custa o tempo do funcionário. Esta conta é simples, basta dividir o valor referente a remuneração, benefícios e encargos pela carga horária do funcionário. Este valor chama-se custo de mão de obra
Salário + Benefícios + Encargos / carga horária = custo de mão-de-obra
Atividade x Tempo
Com o valor referente o custo do tempo do funcionário, o próximo passo é listar as atividades rotineiras pertinente a ele e quanto tempo, em média, leva para ele conclui-la. O cálculo de tempo não significa necessariamente que ele seguirá à risca, isto porque o tempo varia de acordo com a complexidade da tarefa. Este valor de tempo é apenas para se ter uma referência para o passo seguinte.
Monitoramento
Este passo é um pouco mais complicado e normalmente deve ser delegado diretamente ao funcionário ou superior direto. Neste passo, o funcionário ou seu superior direto anota as tarefas atribuídas e o tempo gasto para concluí-las. Após isto, é feito a comparação com o tempo considerado no passo anterior, levando em consideração que tarefas mais complexas exigirão mais tempo.
Desempenho
Agora, basta comparar o tempo previsto para a tarefa com o tempo gasto para concluí-la.
Se o valor gasto foi maior que o tempo previsto, é um sinal de que a produtividade é menor do que a expectativa. Se o valor gasto for menor do que o tempo previsto, ocorre o inverso, ou seja, a produtividade é maior do que a expectativa.
Em ambos os casos, é preciso ter em mente que a produtividade não é necessariamente responsabilidade apenas do funcionário. Uma produtividade baixa pode significar que as ferramentas disponíveis para o funcionário não atendem a sua demanda ou ele executa grandes pausas para atender tarefas não previstas anteriormente.
As tarefas não previstas devem ser reduzidas do tempo executado, ou seja, descontadas como um bônus de tempo. Apesar de usarmos a palavra desconto, elas são créditos na produtividade, pois o funcionário tirou tempo das tarefas rotineiras para executá-la e, por isso, sua produtividade não deve ser penalizada.
Conclusão
Ao final destes passos, será possível visualizar a quantidade de tarefas executadas e o tempo gasto para executá-las. É interessante analisar tanto a soma do tempo quando as tarefas individuais, pois assim é possível notar as tarefas com a qual o funcionário tem maior ou menor aptidão, considerando alguns fatores, conforme veremos abaixo.
Se faltar tempo, significa que realmente há um problema de sobrecarga de trabalho e, portanto, se faz necessário contratar um novo funcionário ou delegar a tarefa para quem tem mais tempo, como veremos adiante.
Se sobrar tempo, ou seja, as tarefas foram concluídas antes do previsto, é possível que algumas tarefas que sobrecarregam os demais funcionários possam ser atribuídas a esta pessoa levando em consideração seu cargo e habilidade para a função.
